Adquisición de bienes y servicios en recursos físicos: municipios de sexta categoría del Atlántico Acquisition of Goods and Services in Physical Resources: Sixth Category Municipalities of the Atlántico
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https://orcid.org/0000-0002-7788-9405
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Recibido: 1 de octubre de 2023; Aceptado: 15 de abril de 2024
Resumen
La gestión contractual, ejecutada a través del rubro presupuestal de adquisición de bienes y servicios en las entidades públicas de sexta categoría, es un tema poco conocido en el ámbito investigativo. Sin embargo, esto no le resta importancia al momento de aplicar los fundamentos de la administración. Es por esto que el presente trabajo, a través de un enfoque descriptivo, se encaminó a analizar la gestión contractual en la adquisición de bienes y servicios en recursos físicos de los municipios de Suan, Juan de Acosta y Piojó, durante el periodo comprendido entre 2017 y 2020. En tal sentido, sus principales hallazgos evidenciaron la falta de aplicación de los principios de publicidad, transparencia y celeridad contemplados en la normatividad. En razón de lo anterior, se pudo deducir que la gestión contractual en los municipios estudiados ha sido desfavorable.
Palabras clave:
gestión contractual, normatividad, plan anual de adquisiciones.Abstract
Contract management, which is carried out through the budgetary item of acquisition of goods and services in sixth-category public entities, is a topic little known in the investigative field. However, this does not diminish its importance when applying the fundamentals of administration. Therefore, the present study, through a descriptive approach, aimed to analyze contract management in the acquisition of goods and services in physical resources of the municipalities of Suan, Juan de Acosta y Piojó, during the period from 2017 to 2020. In this sense, its main findings revealed the lack of application of the principles of publicity, transparency, and promptness contemplated in the regulations. Therefore, it can be deduced that contract management in the studied municipalities has been unfavorable.
Keywords:
contract management, regulations, annual procurement plan.Introducción
El cumplimiento eficiente de la gestiòn del proceso contractual en las instituciones públicas es fundamental para alcanzar los objetivos del Estado. Por lo tanto, las actividades contractuales deben regirse por un conjunto mínimo de reglas que garanticen su efectividad y condiciones óptimas en los procesos de contratación.
El presente estudio tuvo como objetivo analizar la gestión contractual en la adquisición de bienes y servicios en los recursos físicos de los municipios de Juan de Acosta, Piojó y Suan (sexta categoría), durante el periodo comprendido entre 2017 y 2020, del departamento del Atlántico. Al identificar el tipo de estudio a implementar, se optó por el método cualitativo, ya que permite abordar la investigación de una manera más profunda, en referencia a los datos obtenidos.
El enfoque cualitativo implica la recolección y análisis de datos para afinar las preguntas de investigación o revelar nuevas interrogantes en el proceso de interpretación (Hernandez et al. 2014). De esta manera, se busca exponer las realidades del proceso de contratación en la adquisición de bienes y servicios en recursos físicos en los tres municipios a estudiar, así como el dinamismo y la relación entre causa y efecto que se producen entre sus diferentes etapas: precontractual, contractual y postcontractual, manifestando la sustantividad que esto implica.
Antecedentes
Los procesos contractuales, relacionados con la adquisición de recursos físicos, promueven el buen desarrollo de las instituciones. En el ámbito internacional, Pimienta (2002) analiza el estado del sector de contratación y adquisiciones gubernamentales en naciones latinoamericanas. El análisis reveló inconsistencias en las regulaciones, el estándar de los bienes y servicios y los procesos contractuales, así como ineficiencias en las compras gubernamentales, y evidencia que los estados de la región adoptan posturas proteccionistas.
Por tanto, dado que la economía de mercado es un componente crucial del proceso de modernización, en los próximos años debe surgir un proceso integrador tanto en la reforma del Estado como en la economía de mercado. Lo anterior debe lograrse a través de una política de Estado que se base en la descentralización de su acción.
Por otro lado, Blutman (2009) se propuso comparar diversas teorías para distinguir entre reforma del Estado y reforma administrativa, considerando las nociones de reinvención gubernamental y reformas estructurales. Concluyendo que las ideas y errores del pasado originarán pensamientos de transformación, mientras que las nuevas teorías cuestionarán las realidades del Estado.
Sin embargo, en la adquisición de bienes y servicios existen falencias o debilidades en la formación de los empleados. Moreira y Hinostroza (2022) explican que, en Ecuador, la contratación pública sirve como base fundamental para la ejecución presupuestaria,ya que permite optimizar los recursos y reducir las pérdidas provocadas por diversos factores externos. Los resultados de su investigación evidenciaron que los problemas con la contratación están presentes, particularmente cuando una parte de las especificaciones o requisitos están dirigidas a un participante en particular. Uno de los hallazgos de la implementación de nuevas normas de contratación pública en Ecuador es que, si bien el monto de financiamiento concentrado entre un pequeño número de proveedores ha disminuido, la ejecución presupuestaria se ha mantenido por debajo de los niveles previstos en el presupuesto inicial.
Luna (2022) realizó una investigación en la ciudad de Lima, Perú, donde se estudió la adquisición de bienes y servicios en el Hospital Regional Honorio Delgado de Arequipa; los resultados evidenciaron que los requisitos técnicos no especificados correctamente provocan retrasos en la investigación de mercados.
En Colombia, las falencias en el uso de herramientas electrónicas se evidencian dentro de los procesos contractuales, debido a que la legislación no establece el uso de estas herramientas. Laguado (2004) en un estudio realizado en Colombia, acerca de la contratación pública electrónica, mostró deficiencias en la legislación que rige los contratos estatales, puesto que la Ley 80 de 1993 no incluye disposiciones que permitan el uso de herramientas electrónicas en los procedimientos de contratación estatal.
Sin embargo, existe una evolución en la contratación electrónica en Colombia, a través de herramientas como el gobierno abierto. No obstante, Sarmiento et al. (2015) evidencian que, al analizar los cambios que las TICs han provocado, aún hay desconocimiento de los procesos, lo que genera incumplimientos e ineficiencia en la gestión.
Como se ha mencionado anteriormente, las inconsistencias presentadas en los procesos de contratación ocasiona falta de transparencia y promueven la corrupción dentro de dicho proceso. Scheller y Silva (2017) señalaron que, debido a una serie de actos fraudulentos que benefician a quienes los cometen con altos incentivos, la corrupción en la contratación pública es un fenómeno que ha perjudicado los intereses del público en general. Aunque esta cuestión se aborda en varias leyes y reglamentos, los beneficios que ofrece superan con creces las sanciones que conlleva.
Conceptualización de la gestión contractual en la adquisición de recursos físicos
Gestión contractual
La gestión contractual se puede definir y conceptualizar partiendo de lo expuesto por Huergo (2007), quien explica que: “La palabra gestión proviene directamente de “gestio-onis”: acción de realizar y, además, se relaciona con el “hecho”, como historia de lo hecho, y con la “gestación”, llevar a cabo (p. 1). Es decir, que la gestión conlleva a la resolución de problemas y al mejoramiento de situaciones a través de acciones concretas.
Por otro lado, Marín (2013) define el término “contractual” como “todo lo estipulado en el contrato y mediante el documento que lo acredita” (p.59). Así, la contratación estatal se convierte en una herramienta regulatoria de los procesos adelantados por el Estado conforme a sus necesidades. Bahamón (2018) la define como “la regulación de todos los procedimientos realizados realizadas por entidades estatales para la satisfacción y cumplimiento de los fines misionales del Estado mediante la ejecución de un contrato” (p. 14).
Por lo anterior, la gestión contractual permite generar buenas prácticas y consolidar las políticas y compras públicas en la contratación. Esta gestión consta de varias etapas, que se detallan a continuación:
Etapa preparatoria o planeación: En materia contractual estatal, la planeación se convierte en una herramienta que permite mitigar los problemas que se presentan en la contratación, El Consejo de Estado. (2010) explica:
Dado que el uso racional de los recursos públicos exige que cualquier proyecto que la Administración Pública pretenda acometer vaya precedido de una serie de estudios encaminados a establecer su viabilidad técnica y económica, así como su impacto social, la planificación es una fase previa y preparatoria del contrato que determina su legitimidad y oportunidad para el logro de los fines del Estado y permite políticamente su incorporación al presupuesto (Sentencia 101, 2010).
Etapa precontractual: En esta fase se evalúa la necesidad del contrato, permitiendo acordar sus términos y determinar su viabilidad. Según Marín (2013), esta etapa es “previa al contrato, es decir, el acuerdo de voluntades entre dos o más agentes por el cual se constituye, regula o extingue una relación jurídica patrimonial entre ellos” (p. 59).
Etapa de contratación: La etapa de contratación, según COPNIA. (2016), es “el período comprendido entre el inicio del contrato, perfeccionamiento previo, legalización y designación de supervisión; la ejecución misma del contrato hasta su terminación, por cumplimiento del plazo pactado, cumplimiento de lo dispuesto en el contrato, o rescisión por cualquier otro motivo” (p.5). Corresponde a la etapa más crucial del proceso de contratación porque establece los lineamientos estipulados en el objeto del contrato y es el ámbito en el que se lleva a cabo el acuerdo.
Etapa de liquidación: En este punto se prepara el certificado de liquidación del contrato, aunque en algunas circunstancias no es necesario. En su lugar, se aporta un informe final de supervisión, en el que se señala que “las actuaciones responsables de la Administración Pública para este proceso de actividad contractual, se materializan en la elaboración del proyecto al acta de liquidación, que para intentar la liquidación de común acuerdo se presentará a la aprobación del contratista” (DNP, 2004, p. 53).
Adquisición de bienes y servicios
A la hora de conceptualizar o teorizar la adquisición de bienes y servicios, partimos de la definición planteada por la Organizaciòn de Naciones Unidas (ONU):
un procedimiento mediante el cual se determinan las necesidades, se elige una opción de compra, se prepara y acuerda un contrato, y luego el contrato se administra hasta la finalización de los servicios acordados o el final de la vida útil del activo (PNUD, 2009, p. 2).
La Función Pública brinda una visión diferente sobre la adquisición de bienes y servicios, definiéndola como “cualquier modalidad de contratación de bienes y servicios que sea esencial o corresponda a las necesidades de la entidad” (Función Pública, 2020).
Modalidades de contratación aplicables a la adquisición de bienes y servicios
- Licitación pública:
Se considera la regla general de escogencia del contratista, excepto cuando la obra, bien o servicio a contratar provengan de la modalidad de selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía.
Según la ley 1150 de 2007, esta modalidad de selección se aplica para aquellos procesos de contratación cuyo monto sea superior a 280 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV).
- Selección abreviada
La Ley 1150 de 2007 menciona lo concerniente a esta modalidad, de la siguiente manera:
Se refiere a la modalidad de selección objetiva para situaciones en las que, por las características del objeto de contratación, las circunstancias del contrato, la cantidad o ubicación del bien, obra o servicio, o ambos, pueden manejarse simplemente para asegurar la eficacia de la gestión. (art. 2).
Es decir, que este tipo de selección, permite que se lleve a cabo procesos en menor tiempo con respecto a otras modalidades de selección; dentro de esta modalidad se encuentran, la Selección Abreviada de Menor cuantía, de Subasta inversa y acuerdo marco de precio.
Selección Abreviada de menor Cuantía; utilizada para la adquisición de bienes y servicios, que contemple sus precios por encima del 10% de la mínima cuantía sin superar los límites de la mayor cuantía (Función Pública, 2020)
Selección Abreviada de Subasta Inversa: se utiliza para la adquisición de bienes y servicios que poseen cualidades similares, las mismas especificaciones técnicas, por lo cual se proponen productos con características comunes, siendo una modalidad que no depende de ninguna cuantía, la puja se realiza disminuyendo el precio inicial en un porcentaje previamente establecido en el pliego de condiciones (Función Pública, 2020).
Selección Abreviada acuerdo marco de precio: Está liderada por Colombia Compra Eficiente, también se encarga de coordinar el proceso de licitación con proponentes que se han presentado previamente, optimizando el proceso de contratación, para lo cual, las entidades estatales deben acogerse, para que de esta manera se adquieran los bienes y servicios. (Función Pública, 2020).
- Mínima cuantía
Esta modalidad de selección, representa un proceso corto, toda vez que, no se exceda al 10% de la menor cuantía de la entidad estatal; es de anotar, que antes de la expedición de la Ley 1474 de 2011 - dicha Ley reguló este proceso - solo se requerían tres propuestas, escogiendo la de menor valor, actualmente, ahora también se escoge la oferta de menor valor, pero mediante un proceso de selección público y transparente, en el cual pueden participar todos los interesados, quienes deben cumplir con los requisitos de verificación establecidos en la invitación pública (Función Pública, 2020).
- Contratación directa
Esta modalidad permite contratar directamente personas naturales o jurídicas para la prestación de un servicio, apoyo de gestión o adquisición de bienes o servicios, que posea un proveedor exclusivo o que posea los derechos del mismo (Función Pública, 2020). Ahora bien, al teorizar este concepto, es fundamental traer a colación lo expresado por Hincapié (como se citó en Encinales et al., 2018):
Es un procedimiento que sólo puede aplicarse en las situaciones que la ley ha mencionado específicamente. La contratación directa acelera la realización de negocios jurídicos, pero restringe la libre competencia, principio que permite la comparación abierta de propuestas para seleccionar la más ventajosa en virtud de la presencia de bases reales, que en ocasiones no están previstas en el procedimiento directo (p. 20).
- Concurso de mérito
“Esta modalidad ha sido prevista para la selección de consultores, la cual se podrá adelantar mediante un procedimiento abierto o de precalificación. En ningún caso el precio de la propuesta constituirá factor de escogencia en la selección” (Departamento Administrativo de Función Pública, 2020, p. 13).
- Acuerdo Marco de Precios
Esta herramienta es útil para que el Estado aumente la demanda del país y centralice las decisiones sobre adquisiciones de bienes, obras y servicios, para incentivar o generar economías de escala y aumentar el poder de negociación del Estado (Colombia Compra Eficiente, 2024).
Según Colombia Compra Eficiente (2024), este es un contrato que se celebra entre un delegado de los compradores y uno de los proveedores que contiene términos para la adquisición y las condiciones para que los compradores puedan vincularse al acuerdo (p.2).
Los acuerdos Marco de Precios se conceptúan como un contrato entre un representante de los compradores y uno o varios proveedores. Este contrato incluye la identificación del bien o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías y el plazo mínimo de entrega, así como las condiciones mediante las cuales un comprador puede vincularse al acuerdo. Generalmente, los compradores se adhieren a un acuerdo marco de precios mediante una manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones establecidas y la colocación de una orden de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo (Colombia Compra Eficiente, 2024).
Obligatoriedad de Acuerdo Marco de Precios: La obligatoriedad surge de la utilización de esta modalidad, que se encuentra estipulado inicialmente en el Decreto 1082 de 2015, que obliga a las entidades a “adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes de Común Utilización a través de los Acuerdos Marco de Precios previamente justificados, diseñados, organizados y celebrados por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente” (art. 2.2.1.2.1.2.7); seguidamente, el Decreto 310 de 2021, “por el cual se reglamenta el artículo 41 de la Ley 1955 de 2019, sobre las condiciones para implementar la obligatoriedad y aplicación de los Acuerdos Marco de Precios y se modifican los artículos 2.2.1.2.1.2.7. y 2.2.1.2.1.2.12. del Decreto 1082 de 2015.
En continuidad con la Obligatoriedad del Acuerdo Marco de Precios, es importante mencionar la Circular 004 de 2021, la cual define el plan operativo de despliegue e instruye a las entidades estatales destinatarias de la misma sobre el proceso de implementación del uso obligatorio de los acuerdos marco de precios, que estructura esta Unidad Administrativa.
Seguidamente, la Agencia Nacional de Contratación Pública, por medio de la Circular CCE-Circular 006-2022, modificó la periodicidad de la publicación del boletín de precios de los bienes o servicios de las órdenes de compra colocadas por las entidades compradoras en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Posteriormente, la Circular 008 de 2022 define las directrices para la aplicación de las reglas de decisión en la selección del mecanismo para adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes por parte de entidades estatales. Esto se aplica cuando consideren que el mecanismo de adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes de común utilización pueda ser distinto al Acuerdo Marco de Precios.
Recursos físicos
Los recursos físicos “se refieren a todos los elementos materiales que son extraídos del entorno y empleados en el proceso de producción de bienes o servicios por parte de una organización” (Urrea y Chica, 2008, p.18).
Los recursos físicos son activos tangibles, tanto muebles como inmuebles, utilizados en la producción de bienes y servicios. Su gestión es fundamental dentro de las instituciones para alcanzar objetivos y garantizar un desarrollo adecuado de sus funciones. Entre estos recursos se encuentran las materias primas como el agua, el oxígeno, la madera, el carbón, el petróleo, la sal, el oro, entre otros, provenientes del mundo natural. Así mismo, se emplean materiales que han sufrido algún tipo de procesamiento, como el algodón y el cuero.
Los bienes inmuebles comprenden terrenos, tuberías, carreteras, instalaciones de almacenamiento, edificios, etc. Además, se incluyen herramientas y maquinaria, como computadoras, tornos, empacadoras, etc., y materiales utilizados para soportar o utilizar para el consumo, como material de oficina, lápices, combustible, aceites, alimentos, etc. que se emplean directa o indirectamente en el proceso productivo (Gerencia de Recursos Físicos y Financieros, 2008).
Metodología
Técnicas, estrategias e instrumentos de recolección de datos
Para la presente investigación de carácter cualitativa, se tomarán las técnicas más apropiadas, conforme al tipo de datos necesarios para el mismo.
Fuentes de información
Las fuentes de información que se tomarán:
Fuentes primarias: La observación, análisis de contenidos de primera mano, documentos oficiales, encuestas y entrevistas, realizadas al personal de la institución. (Hernández et al. 2014). Para tal efecto, se hizo revisión de cada uno de los contratos (33) en total, los cuales correspondían a los procesos que se desarrollaron durante las vigencias de estudio.
Fuentes secundarias: Las fuentes secundarias son los textos basados en fuentes primarias, que implican la generalización, análisis, síntesis, interpretación o evaluación del tema, tales como: Documentos, revistas, artículos periodísticos. (Hernández et al., 2014).
En lo que refiere a este tipo de fuentes, se revisaron los informes de auditorá de la Contraloría, que correspondían a cada muncipio en las vigencias (2017-2020; así mismo para conocer los antecedentes de los procesos contractuales, también se hizo una revisión del estado de la cuestión, a través de revistas científicas, documentos de tesis, investigaciones pertinentes al tema propuesto.
Fuentes terciarias: En esta clasificación se identifican; artículos de revistas, páginas de Internet, libros que citan otros autores. Consolida y organiza fuentes tanto primarias como secundarias, para facilitar el acceso rápido a la información (Hernández et al., 2014).
Se visitaron diferentes páginas web, donde destacan SIA OBSERVA, Colombia Compra Eficiente, Deoartamento Administrativo de la Función Pública, Portal Web de la Alcaldía de Suan, Juan de Acosta y Piojó donde se recopiló información estadística, teórica y contractual existente para el abordaje de la investigación
Población
La población objeto de estudio son los tres municipios de sexta categoría, Juan de Acosta, Suan y Piojó del departamento del Atlántico, de donde se tomará la totalidad de los procesos contractuales propios de la adquisición de bienes y servicios en recursos físicos ejecutados en los años 2017-2020, el cual ascienden a treinta y tres (33) procesos contractuales.
Instrumentos de recolección
Revisión documental: este instrumento permite, indagar los procesos contractuales ejecutados y demás fuentes documentales que evidencien los resultados de dichos procesos en la gestión pública de los municipios objeto de estudio.
Al realizar la revisión documental, se procedió a indagar en las plataforma web (SECOP) de cada entidad territorial a fin de conocer el número de contratos vigentes y el proceso en el que se encontraba, para luego confrontarlo con la información suministrada en las carpetas de contratos que se enciontraba en la entidad, así como la información oficial que presenta anualmente en su informe de auditoría la contraloría departamental.
Resultados
Debilidades y anomalías presentadas en la gestión contractual de bienes y servicios en recursos físicos de los municipios de Suan, Juan de Acosta y Piojó
Dentro de las vigencias estudiadas (2017, 2018, 2019 y 2020), se presentaron treinta y tres (33) procesos contractuales para la compra de bienes y servicios en recursos físicos. Distribuidos de la siguiente manera: catorce (14) en el municipio de San Juan, trece (13) en Juan de Acosta y seis (6) en Piojo.
Municipio de Suan
Al analizar los procesos contractuales de adquisición de bienes y servicios en recursos físicos realizados por la entidad, durante las vigencias 2017 - 2020, se observó que en todos los procesos del municipio de Suan, ninguno publicó el certificado de disponibilidad presupuesta (CDP) en la plataforma SECOP I. Además, no se cuenta co el nombre del código y la descripción del rubro presupuestal de estos procesos contractuales.
En el caso de los procesos analizados se resaltan las siguientes anomalías en los siguientes procesos: “Trabajos de adecuación, remodelación y mejoras en las instalaciones del salón de eventos del centro integral de desarrollo donde se realizan las actividades de coordinación de cultura y programas sociales del municipio de suan atlántico”, presenta una grave anomalía, el valor del CDP $$ 24 161 589,00 de fecha 1 de abril del 2020, es diferente y menor al valor estimado en el Estudio Previo, el cual es de $ 24 540 000,00, no se puede abrir un proceso contractual sin tener la disponibilidad total presupuestal, esta situación se convierte un hallazgo para los entes de control.
En el proceso contractual “Mantenimiento preventivo y correctivo del vehículo del municipio de suan Atlántico”, se está violando el principio de transparencia, ya que el municipio de Suan público un estudio que corresponde a otro proceso contractual.
El municipio también registró catorce (14) procesos contractuales en Suan relacionados con la adquisición de bienes y servicios en recursos físicos durante las vigencias 2017-2020. Del total, el 64% de estos procesos radicaron una sola propuesta, mientras que el 21% radicaron dos propuestas; de esta manera, el 85% (12 procesos contractuales) solo recibió una o dos propuestas. Es de resaltar que en doce de los catorce procesos contractuales, el valor del contrato no varió con respeto al valor estipulado en el estudio previo, es decir, el valor del contrato representó el 100% o el 99% del valor estimado presupuestado.
Dentro de la primera etapa, para efectuar un proceso contractual eficiente y garantizar que su ejecución se realice en los plazos establecidos, es indispensable realizar una planificación adecuada. Esta comienza con el correcto diligenciamiento del Plan Anual de Adquisiciones, que debe incluir descripción precisa del código estándar de bienes y servicios de las Naciones Nnidas.
Se identificaron errores en la selección del código UNSPSC en seis (6) procesos contractuales, los cuales se relacionan a continuación (tabla 1):
Fuente: elaboración propia
Tabla 1: Procesos contractuales con error en código UNSPSC
Municipio de Juan de Acosta
Con respecto al municipio de Juan de Acosta, se analizaron 13 procesos. Todos se desarrollaron bajo la modalidad de mínima cuantía, excepto uno, cuyo objeto está amparado en la emergencia sanitaria para la adquisición de elementos de bioseguridad por el COVID-19.
Para el 84,6% de los procesos no se adjuntó el CDP en la plataforma SECOP I. Los procesos “Suministro de medio logísticos (escritorios, sillas plásticas, sillas ergonómicas, juego de sala, aires acondicionados y ventiladores) y tecnológicos (computadores de mesa, televisores impresora” y “servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos y motocicletas asignados por la policía nacional”, comprometieron los rubros presupuestales por inversión: Apoyo a la Ejecución de Proyectos de Seguridad y Convivencia Ciudadana en el Marco de las Competencias Normativas” y “Programa de adquisición de implementos de protección y dotación para el sistema motorizado del ejercito” respectivamente. El 38,4% de los procesos contractuales sobre adquisición de bienes y servicios de recursos físicos en el municipio de Juan de Acosta, durante las vigencias del 2017 a 2020, presentaron un uso errado en el código UNSPSC.
Fuente: elaboración propia
Tabla 2: Procesos contractuales con error en el código UNSPC
Municipio de Piojó
En el municipio de Piojó se analizaron 6 procesos, de los cuales los CDP correspondientes a los procesos de la vigencia 2019 no fueron publicados en el SECOP I, lo que representa un incumplimiento del principio de transparencia en la contratación pública.
El proceso de “Adquisición e instalación de aires acondicionados para dotar las oficinas de la alcaldía” no debe realizarse por el rubro de “Mantenimiento y reparaciones”, ya que se adquieren unos equipos (aire acondicionado) y, además, se instalan, pero el objeto no corresponde con las labores realizadas.
Por otra parte, violando el principio de publicidad y transparencia, el estudio previo del proceso “Suministro de elementos de aseo y cafetería para las distintas dependencias de la alcaldía del municipio de Piojó -Atlántico”, no corresponde al objeto del proceso cargado en la plataforma SECOP I.
En la tabla 3, se puede evidenciar con respeto a los códigos UNSPSC lo siguiente:
Fuente: elaboración propia con información del Secop
Tabla 3: Identificación Códigos UNSPSC
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El código No. 21015, descrito como “Servicios de apoyo para la construcción”, se encuentra hasta la clase, pero se puede ser más específico detallándolo hasta el producto: 70101511 “Servicios de instalación o mantenimiento o reparación de aires acondicionados” (Colombia Compra Eficiente, 2024).
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En el proceso (ítem 4) cuyo objeto es “Suministro de papeleria, refrigerios, agua, almuerzos y elementos necesarios para los funcionarios de la registraduría nacional del estado civil”, se describe la necesidad de adquirir agua, pero no escogieron el UNSPSC específico (figura 1).
Figura 1: UNSPSC del Agua
Por otra parte, violando el principio de publicidad y transparencia, el estudio previo del proceso “Suministro de elementos de aseo y cafeteria para las distintas dependencias de la alcaldia del municipio de Piojó - Atlántico”, no corresponde al objeto del proceso cargado en la plataforma SECOP
Niveles de eficiencia en los tiempos estimados de los procesos contractuales de bienes y servicios en recursos físicos de los municipios de Suan, Juan de Acosta y Piojó
En lo que respecta a la eficiencia estimada en los procesos de contratación de bienes y servicios en el municipio de Suan, se ha observado que el tiempo máximo requerido es de trece días. Este plazo se considera considerable y adecuado para llevar a cabo las adquisiciones necesarias.
En cuanto al municipio de Juan de Acosta, el proceso de gestión contractual “Adecuación y mantenimiento del edificio de la alcaldía del municipio de suan departamento del Atlántico” se desarrolló desde la fecha de publicación de la invitación pública, el 10 de marzo hasta el 16 abril del 2020, lo que corresponde a una duración treinta y siete (37) días; a pesar de ser un proceso de selección abreviada de menor cuantía, no fue eficiente por la demora del proceso, ya que este tipo de modalidad no debería exceder un mes.
En comparación, el proceso de “Adquisición de sillas universitarias para la institución educativa Adolfo León Bolívar Marenco del municipio de Suan Atlántico”, cuando se ejecutó en el 2018 bajo la modalidad de mínima cuantía,, tuvo una duración eficiente de cuatro meses. Sin embargo, cuando se realizó bajo la modalidad de selección abreviada subasta inversa, su duración fue ineficiente, extendiéndose por veintidós (22) días.
Por su parte, el municipio de Piojó presenta niveles de eficiencia en los siguientes procesos:
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Suministro e instalación de equipos y cámaras de seguridad para los edificios; alcaldía, biblioteca, y casas de la cultura en el municipio de Piojo - Atlántico.
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Adquisición de computadores y elementos tecnológicos para dotar las dependencias de la alcaldía del municipio de Piojo, Atlántico.
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Adquisición e instalación de aires acondicionados para dotar las oficinas de la alcaldía del municipio de Piojó.
En dichos procesos, el tiempo promedio de aceptación de ofertas está en diez (10) días, desde la fecha publicación hasta la firma del contrato o aceptación de la carga de oficio.
Los tres procesos restantes no adjuntaron el contrato en el SECOP 1, por lo tanto, no aplica la evaluación.
Análisis comparativo de los procesos contractuales en la adquisición de bienes y servicios de los municipios de Suan, Juan de Acosta y Piojó
Según lo estipulado por la Ley 1150 de 2007, la contratación estatal se establece en las siguientes modalidades: (i) licitación pública; (ii) selección abreviada; (iii) concurso de méritos; (iv) mínima cuantía; (iv) contratación directa. Las entidades territoriales en estudio proceden con treinta y tres (33) procesos de contratación, en los cuales se emplean tres de las anteriores modalidades, como se observa en la tabla 4:
Fuente: elaboración propia
Tabla 4: Procesos de contratación y modalidad por entidad territorial
En consecuencia, según la comparación anterior, el mayor número de procesos se concentra en el Municipio de Suan; y la modalidad de contratación más recurrente es la correspondiente a mínima cuantía, con 28 procesos, como se observa en la figura 2.
Figura 2: Distribución según modalidad de contratación
De acuerdo a los objetos contractuales que se establecieron para los tres municipios, se encontró que para los municipios de Piojó y Juan de Acosta se realizaron solicitudes similares que guardan relación directa con actividades propias de la administración. En comparación con estos municipios, aunque el municipio de Suan también realizó solicitudes de este tipo, se diferencia de ellos porque adquirió elementos para otros establecimientos como instituciones educativas de educación media y universitaria.
En cuanto al tipo de modalidad más utilizado en la contratación de los municipios de estudio, es la mínima cuantía. Esta modalidad se aplica cuando los bienes o servicios requeridos no exceden el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, independientemente de su objeto contractual. Esto permite que sea un proceso ágil, supeditado a que los oferentes acrediten la capacidad jurídica y financiera, la experiencia mínima y el cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas dentro de los estudios previos y en conformidad con la Ley.
Adquisición de equipos de cómputo impresoras y elementos tecnológicos y de impresión
Los objetos contractuales son disimiles en los tres municipios, tal como sucede con los códigos UNSPSC de productos específicos, que coincidentes en los municipios de Piojó y Juan de Acosta. Sin embargo, en el municipio de Piojó y Suan se aportó toda la información presupuestal, mientras que en el municipio de Juan de Acosta faltó esta información. Admás, se resalta que los procesos contractuales se desarrollaron en la mitad de la vigencia fiscal y se adelantaron como procesos de mínima cuantía.
El municipio Juan de Acosta realizó tres de los procesos contractuales para suplir la necesidad de adquisición de elementos tecnológicos, computo o impresión. Aunado a lo anterior, dos de ellos se adelantaron con la categoría de código UNSPSC 32131000 “Accesorios, materias primas y piezas de componentes electrónicos”, que en principio no corresponde con el objeto contractual descrito.
Suministro e instalación de equipos y cámaras de seguridad
El proceso de compra y/o contratación se llevó a cabo bajo la modalidad de mínima cuantía, los objetos contractuales y los UNSPSC no son coincidentes y se adquirieron elementos distintos en esta categoría. Los presupuestos fueron consistentes entre sí, aclarando que el municipio de Suan llevó a cabo dos procesos contractuales para suplir esa necesidad, advirtiendo que en la categoría de insumos de papelería se adquieren productos disimiles entre sí. Los tiempos para la contratación fueron disimiles, el municipio A inicio en mitad de la vigencia, el municipio B inicio de la vigencia y el C finalizando la vigencia.
Propuestas para el mejoramiento del proceso contractual en las adquisiciones de bienes y servicios en recursos físicos
Cuando se lleva a cabo un proceso contractual es necesario que la administración pública tenga en cuenta parámetros que faciliten dicho proceso. Las debilidades identificadas en los municipios de estudio se basan principalmente en la planeación, por lo que se proponen las siguientes medidas para mejorar este aspect:
Exigir a corto plazo la utilización del SECOP II:
Esta propuesta surge considerando que, en los municipios estudiados, esta es una plataforma transaccional de contratación en línea con cuentas para las Entidades Estatales y los Proveedores. Estas cuentas permiten que los usuarios estén asociados a ella, permiten que, los procesos contractuales se desarrollen en línea sin omitir la publicación de los documentos que hacen parte del contrato y evitar el delito en los contratos sin el cumplimientos de requisitos legales; es importante anotar, que este, se estructura cuando el servidor público desatiende los condicionamientos atinentes a un contrato, específicamente, en tres eventos: i) cuando lo tramita sin cumplir los requisitos de esa fase contractual, ii) cuando lo celebra sin observar los presupuestos necesarios para su perfección o sin verificar el cumplimiento de los requisitos inherentes a la fase precontractual y iii) cuando liquida el contrato sin sujetarse a las exigencias requeridas para el efecto.
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Revisar la plataforma SIA periódicamente, donde la entidad debe cargar la documentación de sus procesos, para poder realizar una investigación más ardua, en razón de determinar la documentación que se encuentra proyectada en la plataforma SECOP 1 de forma completa.
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Celebrar contratos que se ajusten a la necesidad de la entidad en la adquisición de bienes y servicios en recursos físicos.
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Realizar una revisión de los alcances técnicos y jurídicos del contrato, así como definir las condiciones del mismo. tales como objeto, especificaciones técnicas, plazo del contrato y su valor.
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Los municipios deben tener definidos y actualizados sus procesos y procedimientos asociados a la gestión contractual, los cuales deben ser socializados para dar directrices y pautas en todas las dependencias de las alcaldías, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en los diferentes sistemas de gestión y calidad.
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VI. Solicitar asesoramiento especializado por parte de Colombia Compra Eficiente, o contratar personal especializado para evitar inconvenientes relacionados con la falta de documentos en SECOP y garantizar el cumplimiento de los estándares de la contratación colombiana.
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Definir un esquema de seguimiento y control, asó como controles al interior de las administraciones municipales, con el objeto de mejorar la efectividad en todos los procesos y que se lleven a cabo verificaciones desde las oficinas de control interno y planeación con el fin de tomar medidas correctivas y preventivas para evitar sanciones por parte de los órganos de control del Estado.
Discusión
Basándonos en los resultados presentados, se infiere que los procesos contractuales en la adquisición de recursos físicos son fundamentales para el desarrollo de las entidades, ya que brinda estabilidad y el cumplimiento de los objetivos establecidos por cada una de ellas, en consonancia con los principios de la función pública, como la eficacia, economía y celeridad en la proyección de los mismos. Sin embargo, se evidencia un incumplimiento en las normas legales que rigen estos proceso, lo que resulta en una falta de transparencia por parte de las administraciones.
Estos resultados están en línea con los analizado por Scheller (2017), quien explicó en su estudio que, debido a las grandes sumas de dinero destinadas en los procesos de contratación pública, así como la facilidad con la que se puede acceder a ellos y la probabilidad de que las acciones queden impunes, estos procesos resultan ser increíblemente atractivos para la actividad corrupta.
Además, su estudio encontró niveles extremadamente altos de desconfianza por parte de los ciudadanos hacía las instituciones públicas, así como una percepción generalizada de riesgo de corrupción.
Por otra parte, es importante destacar que el manejo de las tecnologías de la información en la compra pública de Colombia presenta algunas debilidades, especialmente en los municipios de sexta categoría, que enfrentan dificultades para acceder a equipos tecnológicos que les permitan mantener actualizados los procesos contractuales. En este contexto, es relevante hacer referencia a la investigación de Cuello (2016), quien señalo que el uso de la E-Procurement, también conocida como compras electrónicas, es una herramienta útil para el desarrollo. Los procedimientos de contratación estatal permiten reducir tanto la duración como el coste del proceso, además de optimizar el intercambio de información entre las entidades de manera más eficiente que lois métodos tradicionales.
Conclusiones
La falta de información contractual dificulta la verificación a las entidades públicas y limita el seguimiento a la ejecución de sus presupuestos y el cumplimiento de los Planes Anuales de Adquisiciones.
Estas prácticas de omisión de información pública aumentan los riesgos de que se materialicen actividades de corrupción. Por lo tanto, la responsabilidad de los datos, tanto en registro, exactitud y veracidad, recae directamente en las entidades que registran los procesos.
La inobservancia de los principios legales vigentes establecidos para la gestión contractual, en la adquisición de bienes y servicios, fomentan actos delictivos que conllevan a la corrupción y, por ende, al detrimento de las arcas del Estado.
Para abordar estas anomalías y fortalecer los procesos de contratación en los municipios se proponen diversas estrategias. Estas incluyen la implementación de políticas y procedimientos para garantizar la publicación transparente de todos los documentos relacionados con los procesos contractuales en el SECOP I. También se sugiere realizar una revisión exhaustiva de los procesos de estimación presupuestaria para evitar discrepancias entre los valores del CDP y los estimados en los estudios previos.
Además, se propone proporcionar capacitación adecuada al personal encargado de asignar los códigos UNSPSC y fomentar la participación de un mayor número de proveedores en los procesos de contratación. Es fundamental realizar una revisión periódica de los procesos de estimación presupuestaria para garantizar que los valores de los contratos sean adecuados y reflejen los costos reales de los bienes y servicios adquiridos.
Para evaluar y abordar estas irregularidades de manera efectiva, se pueden utilizar indicadores de eficiencia y transparencia, como el cumplimiento de plazos de ejecución, la completitud del registro en el SECOP I, el tiempo promedio de respuesta, la transparencia presupuestaria y el seguimiento de la ejecución contractual. Al combinar estos indicadores con mecanismos de seguimiento y control, se puede mejorar la gestión pública y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente en los municipios mencionados.
Es imperativo abordar las debilidades identificadas en los procesos contractuales de los municipios de Suan, Juan de Acosta y Piojó para mejorar la transparencia, eficiencia y legalidad en la gestión de recursos físicos. Esto se logrará mediante la implementación de políticas claras y procedimientos efectivos que garanticen la publicación adecuada de los documentos contractuales, la capacitación del personal encargado y el fomento de la competencia en los procesos de contratación.
Es esencial establecer una revisión periódica de los procesos de estimación presupuestaria para asegurar su coherencia y precisión. Al mismo tiempo, se deben desarrollar mecanismos de seguimiento y control que permitan identificar y corregir cualquier irregularidad durante la ejecución de los contratos.
Al utilizar una combinación de indicadores de eficiencia y transparencia, junto con una supervisión constante, se podrá evaluar de manera efectiva el desempeño de los procesos contractuales y tomar las medidas necesarias para mejorarlos. De esta manera, se contribuirá al fortalecimiento de la gestión pública en los municipios mencionados y se garantizará el uso responsable de los recursos públicos en beneficio de la comunidad.
La investigación realizada en los municipios de Suan, Juan de Acosta y Piojó revela una serie de debilidades en los procesos contractuales, así como la violación de varios principios legales clave. Estas deficiencias afectan la capacidad institucional y la gestión pública, facilitando la corrupción y el mal uso de los recursos estatales.
Es esencial que estas medidas se lleven a cabo para garantizar una gestión más eficiente, transparente y responsable de los recursos físicos disponibles en los municipios mencionados. De esta manera, se contribuirá al desarrollo del país y se minimizarán los riesgos de corrupción en la adquisición de bienes y servicios
La gestión contractual, ejecutada a través del rubro presupuestal de adquisición de bienes y servicios en las entidades públicas de sexta categoría, es un tema poco conocido en el ámbito investigativo. Sin embargo, esto no le resta importancia al momento de aplicar los fundamentos de la administración. Es por esto que el presente trabajo, a través de un enfoque descriptivo, se encaminó a analizar la gestión contractual en la adquisición de bienes y servicios en recursos físicos de los municipios de Suan, Juan de Acosta y Piojó, durante el periodo comprendido entre 2017 y 2020. En tal sentido, sus principales hallazgos evidenciaron la falta de aplicación de los principios de publicidad, transparencia y celeridad contemplados en la normatividad. En razón de lo anterior, se pudo deducir que la gestión contractual en los municipios estudiados ha sido desfavorable.
Contract management, which is carried out through the budgetary item of acquisition of goods and services in sixth-category public entities, is a topic little known in the investigative field. However, this does not diminish its importance when applying the fundamentals of administration. Therefore, the present study, through a descriptive approach, aimed to analyze contract management in the acquisition of goods and services in physical resources of the municipalities of Suan, Juan de Acosta y Piojó, during the period from 2017 to 2020. In this sense, its main findings revealed the lack of application of the principles of publicity, transparency, and promptness contemplated in the regulations. Therefore, it can be deduced that contract management in the studied municipalities has been unfavorable.
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